RETROUVEZ DANS CE GUIDE TOUTES LES INFORMATIONS BÉNÉVOLE IMPORTANTES

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LES RÉPONSES SUR L’ENGAGEMENT BÉNÉVOLE AU VÉLO VERT FESTIVAL

1 – Qu’est ce qu’un Super Bénévole ?

C’est un bénévole qui participe à l’organisation du Vélo Vert Festival. Il se verra confier diverses missions en fonction de ses préférences. Il est également enthousiaste, motivé et n’hésite pas à donner de sa voix pour soutenir les festivaliers participant aux différentes courses/randos.

Devenir un Super Bénévole du VVF, c’est l’occasion d’être totalement inclus à l’organisation de l’événement et de le découvrir ainsi sous un autre oeil. Le tout dans une ambiance conviviale.

2 – À quoi ont droit les Super Bénévoles ?

Une réduction de 31€ à 41€ en fonction du nombre de plages horaires bénévoles effectuées. Soit au minimum la gratuité du pass festivalier vous permettant ainsi de profiter gratuitement des tests vélo ou alors d’une course/rando de votre choix.

1 entrée Espace Loisirs (centre aquatique et patinoire) et en fonction du nombre de plages horaires bénévoles effectuées vous pouvez également bénéficier en plus d’1 pass VTT Bike Park Villard-de-Lans et d’1 abonnement de 6 mois au magazine Vélo Vert.

Un équipement complet Organisation composé d’un T-shirt et d’autres surprises.

Un espace dédié aux bénévoles, un panier repas et une grande soirée spéciale bénévoles le dimanche soir pour fêter comme il se doit la fin du Vélo Vert Festival. 

Et pleins d’autres choses à découvrir sur place ! 🙂

3 – Comment s’inscrire en tant que bénévole sur le Vélo Vert Festival ?

Il suffit de compléter le formulaire d’inscription « devenir bénévole » disponible ici.

4 – Quels sont les différents postes que les Super Bénévoles peuvent prendre en charge sur le Vélo Vert Festival ?

– Salon : en amont, vous serez en charge de l’implantation, du traçage et de la signalisation du salon. Pendant, vous serez les contacts privilégiés des exposants. 

– Accueil : sur le salon au niveau des cabanes point infos, vous serez les premiers contacts des festivaliers et pourrez les orienter ou répondre à leurs différentes questions.

– Inscriptions : vous avez un contact privilégié avec les festivaliers sur une des différentes étapes de notre parcours d’inscriptions. La connaissance des outils informatiques (I-Pad, ordinateur) est recommandée. Bonne humeur et sourire de rigueur.

– Signaleur : ce poste nécessite le plus grand besoin en terme de bénévoles. Vous évoluez au contact des participants : vous leur indiquez le chemin à suivre et veillez à leur sécurité. Les participants sont reconnaissants de ressentir votre présence et d’entendre vos encouragements. En extérieur, les conditions météo peuvent rendre ce poste difficile.

– Ravitaillement : ce poste consiste à mettre en place et animer les ravitaillements. Ils sont prévus sur chacune des épreuves. Il nécessite de la manutention et du contact avec les participants.

– Team PLV : cette équipe s’occupe du montage, démontage de structures avant et après l’événement que ce soit sur le Salon ou les épreuves. Ce poste est physique et nécessite une bonne maitrise des métiers manuels.

– Logistique : cette équipe s’occupe de la logistique de chaque pôle de bénévolat dans la distribution du matériel par exemple. Ce poste nécessite une bonne organisation.

– Animations : ce poste consiste à accueillir les enfants lors d’une journée scolaire. Cette équipe devra prendre en charge les animations et la sécurité des enfants pendant cette journée.

– Restauration : avant l’événement vous contribuez à la mise en place de la salle de restauration des exposants. Pendant l’événement, vous assurez le bon déroulement des repas en participant au service des repas exposants.

– Balisage / Débalisage : c’est avant les épreuves que vous vous occupez de préparer au mieux les parcours. C’est par votre balisage que les sportifs peuvent évoluer sans se perdre sur les sentiers. Une fois les épreuves terminées, vient le temps du débalisage afin de ne laisser aucune trace de notre présence. En extérieur, les conditions météo peuvent rendre ce poste difficile. Il nécessite une bonne condition physique et connaissance du terrain.

– Ouverture / Fermeture épreuve : c’est au guidon de votre moto ou d’un VTTAE de l’organisation que vous ouvrez ou que vous fermez les épreuves chronométrées et randonnées. En extérieur, les conditions météo peuvent rendre ce poste difficile. Il nécessite une bonne condition physique et connaissance du terrain.

– Brigade Boucle Test : c’est au guidon d’un VTTAE de l’organisation que vous vous assurez pendant l’événement de la bonne qualité du balisage des parcours tests et de leur sécurisation. En extérieur, les conditions météo peuvent rendre ce poste difficile. Il nécessite une bonne condition physique et connaissance du terrain.

– Sécurité : sur le salon, au niveau des différentes entrées, vous serez les premiers contacts des festivaliers et devrez assurer la sécurité des passages en effectuant une vérification visuelle des sacs. Bonne humeur, sourire et rigueur pour ce poste.

– Parking : sur les différentes zones de stationnement, vous serez en charge de la bonne circulation des voitures. Bonne humeur, sourire et réactivité pour ce poste.

– Assistance course : Équipez d’une voiture de l’organisation et d’un porte vélo, vous assistez les festivaliers (casse mécanique, défaillance physique…) sur les différentes épreuves de la programmation et leur apportez un service de navette pour les ramener à l’arrivée.

Faites votre choix et nous tâcherons de respecter au mieux ce dernier selon les besoins de l’événement. Peu importe votre sexe, que vous soyez pratiquant de vélo ou non, que vous soyez disponible 1, 2, 3 ou 6 jours… nous accueillons tous les volontaires âgés de plus de 16 ans dans la grande et belle équipe du Vélo Vert Festival pour nous accompagner dans l’organisation de cette grande fête du VTT.

5 – Quand les Super Bénévoles reçoivent-ils leur convocation ?

Par mail, environ trois semaines avant l’événement. Dans cette convocation, vous trouverez :

• Votre planning bénévole.
• Le/les poste(s) qui vous a(ont) été attribué(s).
• Le Guide du Super Bénévole, également disponible ici.
• Des informations pratiques (paniers repas, plan d’accès, lieux de rendez-vous, etc.).

Toutes ces informations sont également disponible sur votre Espace Bénévole directement accessible sur notre site internet velovertfestival.com dans l’onglet participer > bénévole > mon espace bénévole. Accessible en renseignant votre nom et prénom muni de votre mot de passe.

6 – Comment les informations bénévole sont-elles transmises  ?

> Chaque début de mois, une Newsletter spéciale bénévole est envoyée à l’ensemble des bénévoles avec les informations importantes.

> Par mail et échange téléphonique personnalisé avec l’un des coordinateurs bénévoles.

> Pour plus d’infos en direct et pour vous permettre d’échanger avec les autres bénévoles, une page Facebook a été entièrement consacrée aux bénévoles du Vélo Vert Festival. Un moyen très utile pour échanger plus facilement avec votre équipe de coordination bénévoles.

Facebook : @Bénévoles Vélo Vert Festival

7 – Quelles sont les différentes réunions/rassemblements bénévoles  ?

1ère réunion d’informations bénévoles mi-avril.

Week-end bénévoles suite à la 1ère réunion bénévole : pique-nique, sortie organisée, etc. Un événement à ne pas louper ! 🙂 

2ème réunion d’informations bénévoles le mercredi avant le début du Vélo Vert Festival.

Grande marche des bénévoles pour fermer ensemble le salon du Vélo Vert Festival le dimanche, suivie d’une grande soirée bénévoles ! Un moment privilégié pour vous remercier et fêter tous ensemble et comme il se doit la fin de bel évènement.

8 – Quel est l’horaire de rendez-vous des Super Bénévoles lors de l’événement (avant, pendant, après)  ?

> Avant l’événement (du samedi au jeudi), l’équipe de coordination bénévoles vous attend à partir de 7h au Centre le Vercors, La Balmette, 38250 Villard-de-Lans.

> Pendant l’événement, deux points de rdv sont organisés :

– De 6h à 9h30 puis de 20h à 22h au Centre le Vercors, La Balmette, 38250 Villard-de-Lans.

– De 7h à 19h30 au QG des bénévoles, salle du Rider au-dessus du salon exposant (cf. plan).

> Après l’événement (du lundi au mercredi), l’équipe de coordination bénévoles vous attend à partir de 8h au Centre le Vercors, La Balmette, 38250 Villard-de-Lans.

Retrouvez ces dates clefs via l’onglet participer > bénévole > les rendez-vous bénévoles.

9 – Comment et où les Super Bénévoles récupèrent leur équipement bénévole  ?

Les équipements bénévoles (t-shirt, sac, sifflet et surprises) sont à récupérer lors de la réunion d’informations bénévoles le mercredi avant le début de l’événement.

Pour les bénévoles qui ne peuvent assister à cette réunion, leur équipement reste disponible aux lieux et horaires ci-dessous :

> Avant l’événement (du samedi au jeudi), l’équipe de coordination bénévoles vous attend à partir de 7h au Centre le Vercors, La Balmette, 38250 Villard-de-Lans.

> Pendant l’événement, deux points de rdv sont organisés :

– De 6h à 9h30 puis de 20h à 22h au Centre le Vercors, La Balmette, 38250 Villard-de-Lans.

– De 7h à 19h30 au QG des bénévoles, salle du Rider au dessus du salon exposant (cf. plan).

10 – Les Super Bénévoles doivent-ils prévoir de quoi se restaurer pendant la journée  ?

Le matin, vous pourrez profiter d’un café et de quelques gourmandises au niveau du QG des bénévoles, puis vous recevrez pendant la journée un panier repas* complet pour reprendre des forces durant l’événement.

N’oubliez pas l’apéro et le grand dîner bénévoles organisé le dimanche soir à la suite de la fermeture du salon. C’est l’occasion de se retrouver pour fêter ensemble la fin du Vélo Vert Festival et de vous remercier comme il se doit de votre grande aide.

*Ce panier repas est attribué aux bénévoles étant en mission sur l’heure des repas ou effectuant une mission bénévole le matin puis l’après-midi. Il en est de même pour les repas et missions liées à la soirée.

11 – Quelles sont les choses à ne pas oublier le jour de l’événement  ?

Votre tenue complète Super Bénévole et votre badge.

Le document « Parking Organisation » si vous venez véhiculé lors du Festival.

Bouteille d’eau, crème solaire, vêtements de pluies etc. en fonction de la météo.

12 – À quelle heure les Super Bénévoles finissent-ils la journée ?

Selon les différentes missions qui vous seront attribuées, l’horaire de fin de poste varie. Celle-ci peut se terminer aux alentours de 12h si vous n’êtes bénévole que le matin, aux alentours de 18h ou alors dans la soirée pour les bénévoles en mission sur les courses/randos nocturnes.

13 – Les Super Bénévoles bénéficient-ils d’une parking réservé ?

Oui 🙂 Il suffit simplement de positionner sur l’avant de votre voiture le pass « Parking Organisation » pour qu’il soit visible.

On attend plus que toi ! 🙂

Contact : benevole@velovertfestival.com  –  07.68.58.56.66

LES DATES ET DIFFÉRENTS ÉVÉNEMENTS À RETENIR

Pour préparer au mieux le Vélo Vert Festival, plusieurs rendez-vous bénévoles sont organisés. Si vous ne pouvez assister à ces différents rendez-vous, un compte-rendu vous sera communiqué afin que chacun dispose des informations dont il a besoin.

Vendredi 12 avril 2019 :

Première réunion d’informations bénévoles, 19h30 salle La Coupole, Villard-de-Lans.

• Présentation de l’événement,
• Présentation de l’équipe du Vélo Vert Festival,
• Présentation du fonctionnement du bénévolat au Vélo Vert Festival,
• Présentation des différents postes proposés aux bénévoles.

Le tout suivi d’un temps d’échange, de questions réponses autour d’un apéritif gourmand, dans la bonne ambiance qui règne au Vélo Vert Festival.

Samedi 13 avril 2019 :

Journée spéciale bénévoles où plusieurs animations vous seront proposés dans une ambiance conviviale !

Mercredi 29 mai 2019 :

Deuxième réunion d’informations bénévoles, salle La Coupole, Villard-de-Lans :
18h30 pour les Responsables et Référents bénévoles.
19h30 pour les bénévoles.

• Brève présentation de l’événement,
• Présentation des Responsables et Référents bénévoles,
• Informations précises liées aux missions de chacun,
• Moment d’échanges entre les Responsables, les Référents bénévoles et leurs équipes.

Le tout suivi d’un temps d’échange, de questions réponses autour d’un apéritif gourmand, dans la bonne ambiance qui règne au Vélo Vert Festival.

Dimanche 2 juin 2019 :

Fermeture du salon + Soirée des bénévoles.

17h30 > On se donne tous rendez-vous le dimanche pour fermer les portes de ce grand salon, tous ensemble et dans la bonne humeur !

20h00 > On vous invite ensuite à une grande soirée bénévoles pour partager un repas tous ensemble et fêter comme il se doit la fin de ce bel évènement que l’on aura accompli collectivement. Un moment unique pour vous remercier de votre grande aide. Rendez-vous dans la salle de La Coupole à Villard-de-Lans.